Con solo activar la aplicación de correo electrónico, se te encogen los hombros. Y la emoción por las próximas vacaciones se ve empañada por la idea de ser recibido en casa por miles de correos electrónicos sin respuesta.
Si leer y responder correos electrónicos lo deja exhausto y oprimido, es hora de controle su bandeja de entrada .
Esto no funciona
Si es como la mayoría de las personas, haga clic en mensajes específicos para ver qué está pasando. A veces, respondes. A veces marca algo como leído. Otros mensajes que lees y luego los cierras, posiblemente con una estrella, con la intención de volver a ellos más adelante.
Esto no funciona porque casi nunca puedes volver a ellos. Mientras tanto, llegan nuevos correos electrónicos que empujan a los más antiguos hacia abajo en la lista ... y más lejos de su conciencia.
A medida que su bandeja de entrada se desordena y se llena, también lo hace su mente. Y todos esos correos electrónicos desatendidos atormentan el fondo de tu mente como la Espada de Damocles.
No es de extrañar que no puedas concentrarte. No es de extrañar que los mensajes pasen desapercibidos. No es de extrañar que estés estresado.
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Cambie la forma en que piensa de su bandeja de entrada
Dos simples cambios de paradigma pueden tener un impacto tectónico en su bandeja de entrada:
Cambio de paradigma n. ° 1: el correo electrónico no debe permanecer en su bandeja de entrada.
Piense en su bandeja de entrada como en el mostrador de la cocina y en una bandeja de entrada llena de mensajes nuevos como una gran bolsa de compras. No dejarías esos comestibles en el mostrador, ¿verdad?
No, pondrías los alimentos perecederos en el frigorífico, los enlatados en el armario, el azúcar y la harina en la despensa. Entiendes la idea.
Entonces, ¿por qué dejas todos esos correos electrónicos en tu bandeja de entrada? ¡Guardarlos!
Cambio de paradigma n. ° 2. Es mejor buscar que ordenar.
Érase una vez, tenías que ordenar cada correo electrónico en una especie de estructura de carpetas elaborada. Pero esos días quedaron atrás.
La mejor manera de 'guardar' el correo electrónico en estos días es, tan pronto como lo haya manejado, archivarlo.
Ahora, no se preocupe, el mensaje no ha desaparecido. Puede encontrarlo cuando lo desee utilizando la función de búsqueda de la aplicación de correo electrónico.
Ponga en práctica estos cambios de paradigma
¿Cómo aplica estos paradigmas fundamentales? Me gusta tomar prestado un marco que mi amigo Ari Meisel describe en su libro, Hacer menos, vivir más .
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Siempre que se siente a revisar sus correos electrónicos, debe hacer algo con cada correo electrónico.
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Como nota al margen, apague las notificaciones por correo electrónico y no busque nuevos correos electrónicos cada cinco minutos. Bloquee, digamos 30 minutos a la vez, y revise el correo electrónico solo 2-3 veces al día.
Ahora, cuando esté viendo un nuevo correo electrónico, haga inmediatamente una de las siguientes acciones:
Tratar con él
Si solo tomará entre 1 y 3 minutos, continúe y responda el correo electrónico. Luego archívelo.
Bórralo
Si no realiza ninguna acción con el correo electrónico, elimínelo archivándolo. De hecho, 'borra' el correo electrónico de su bandeja de entrada, pero aún podrá encontrarlo más adelante si lo necesita.
Diferirlo
Ahora, si necesita responder a un correo electrónico, pero no puede hacerlo en este momento exacto, puede aplazarlo de varias maneras:
- Moverlo a una carpeta de Tareas pendientes
- Agregue el correo electrónico a Tareas de Gmail (o una función similar en su aplicación de correo electrónico)
- Envíelo por correo electrónico a su cuenta de Asana para convertirlo en una tarea
- Use Boomerang, un complemento gratuito, para enviarle el correo electrónico en una fecha futura
Si sigue los pasos anteriores, sus correos electrónicos dejarán de acumularse en su bandeja de entrada.
A dónde ir desde aquí
A partir de ahora, actúe en cada mensaje de correo electrónico para eliminarlo de su bandeja de entrada: ocúpese de él, elimínelo (archívelo) o aplace. Hagas lo que hagas con tus nuevos correos electrónicos, ¡no los dejes en tu bandeja de entrada!
¿Y qué pasa con la acumulación de correos electrónicos en su bandeja de entrada?
Elija un umbral o período en el que los correos electrónicos de cierta edad ya no sean importantes. Por ejemplo, tome todos los correos electrónicos de más de seis semanas (o el umbral que elija), márquelos como leídos y archívelos.
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Para los correos electrónicos restantes, guárdelos de una vez por todas.
Esto puede llevar algunas horas, pero antes de que te des cuenta, habrás logrado Inbox Zero.
Su bandeja de entrada, así como su mente, se ha despejado. Puede respirar tranquilo ahora y volver a disfrutar del correo electrónico.
