Una propuesta comercial es un documento escrito que se envía a un posible cliente para obtener un trabajo específico. Las propuestas pueden ser solicitadas o no solicitadas. Un cliente puede simplemente solicitar una propuesta sobre un proyecto en el transcurso de una llamada de ventas diciendo: 'Sabes, eso suena interesante. ¿Por qué no me envía una propuesta al respecto? En otros casos, la propuesta puede ser una solicitud formal, generalmente llamada RFP (solicitud de propuesta). Las RFP también son casi siempre documentos. Especifican el producto o servicio que se proporcionará, las calificaciones solicitadas y la fecha límite para la presentación. Las propuestas solicitadas, obviamente, significan que el cliente ya ha decidido realizar una compra. Solo queda por hacer la selección de un proveedor. Una propuesta no solicitada, por el contrario, es a menudo una presentación de ventas vestida con otro manto, pero la propuesta está específicamente dirigida a una actividad bien definida y limitada. Un ejemplo de una propuesta no solicitada es la presentación del esquema de un libro a un editor argumentando la popularidad del tema, la novedad del enfoque y los méritos del autor.
Las propuestas comerciales deben distinguirse de estimados . En muchos campos donde operan pequeñas empresas, las estimaciones tienen el mismo propósito que una propuesta. Son el documento que asegura la venta de un techado o un trabajo de pavimentación o un servicio mensual de limpieza de la casa. Pero cuando se utilizan estimaciones, también se establecen las calificaciones del vendedor y su método para realizar el trabajo, pero por otros medios, generalmente mediante una entrevista o llamada de ventas. A veces se supone que el vendedor se adapta al trabajo porque la empresa ya goza de una buena reputación. Las propuestas, por otro lado, generalmente involucran servicios únicos complejos o inusuales, como la jardinería de un parque, la inspección de un mercado o la construcción de una refinería. En estos casos, el enfoque del trabajo, el diseño, la implementación, el cronograma e incluso la estética requieren más que una simple estimación en dólares.
Muchas empresas de servicios operan completamente sobre la base de propuestas. En otros casos, a veces se requiere una propuesta, a veces no. En campos altamente técnicos, la propuesta puede llenarse con listados secos de especificaciones de ingeniería y / o detalles del proceso. Pero es vital recordar que las propuestas son siempre ante todo documentos de ventas .
ELEMENTOS DE LA PROPUESTA DE NEGOCIO
En la mayoría de las industrias, las propuestas tienen un formato bien definido específico para el campo. Algunos ejemplos podrían ser proporcionar servicios de cableado eléctrico a un gran rascacielos o cimientos de vertido para un desarrollo suburbano. En tales casos, el licitador debe obtener primero propuestas antiguas y seguir la estructura que normalmente utiliza su comercio en ese mercado. En profesiones como la arquitectura y el paisajismo, una presentación visual, a veces incluso un modelo, es fundamental para la venta. Lo mismo ocurre con una propuesta publicitaria. En estas tres áreas, también hay otras, la presentación real suele ser una reunión. Cualquier documento es complementario y tiende a resumir la presentación con la denominada 'placa de caldera' adicional, es decir, detalles administrativos.
Lo que sigue aquí es una discusión de propuestas más generales, generalmente asociadas con estudios, encuestas o actividades de servicio (por ejemplo, servicios de protección para un complejo de almacenes). En tales propuestas se aplica la siguiente estructura general.
Todas las propuestas tienen al menos dos piezas distintas: una carta de presentación y el documento de la propuesta en sí. Además, a veces, se pueden proporcionar uno o más apéndices con cuadros, gráficos, fotografías, mapas, etc. Las propuestas breves, también conocidas como 'propuestas de cartas', combinan las dos primeras piezas en una sola presentación, por lo general de un máximo de seis a ocho páginas.
La carta de presentación sirve como documento de transmisión. Muchos postores también utilizan la carta de presentación para proporcionar la esencia de la propuesta en forma muy abreviada, resaltar las calificaciones del postor, nombrar el precio y solicitar el pedido.
La documento de propuesta generalmente tiene la siguiente estructura:
- Pagina del titulo. Esta parte generalmente incluye su nombre y el nombre de su empresa, el nombre de la persona o empresa a la que se envía la propuesta y la fecha de envío.
- Tabla de contenido. Aunque normalmente no es necesario para propuestas más breves, a veces se utilizan para propuestas formales complejas. En los casos en que diferentes departamentos del cliente revisarán por separado partes del documento, la tabla de contenido es un medio útil para guiar rápidamente al lector a temas tales como Electricidad, Estructura, Calefacción y Refrigeración (en un proyecto de construcción) ¦ o Alimentos. Servicios, Música, Entretenimiento, Servicios de transporte (en un proyecto para organizar un festival).
- Resumen ejecutivo. Se puede incluir un resumen aquí o se puede transmitir en la carta de presentación.
- Declaración del problema / asunto / trabajo. Esta sección repite, de manera reformulada, los objetivos y metas del cliente tal como los interpreta el postor. Incluir esta reformulación del problema es valioso para mostrarle al cliente que el postor comprende el problema correctamente.
- Acercarse. En esta sección, el licitador resume su enfoque propuesto para resolver el problema del cliente o llevar a cabo la tarea necesaria. El enfoque propuesto es a menudo la clave para ganar el trabajo, si el precio es correcto, porque muestra medios, modos de pensamiento o técnicas únicos, por qué resolverán el problema y por qué son superiores a las alternativas. No es necesario detallar la sección. Los detalles se dejan a la Metodología. Pero presenta los elementos estratégicos de la propuesta y argumenta a su favor.
- Metodología. Esta sección desarrolla con cierto detalle cómo se llevará a cabo el Enfoque. El nivel de detalle debe ser suficiente para transmitir al cliente de manera convincente lo que sucederá sin enredarse en minucias.
- Cualificaciones del licitante. La sección presenta documentación de por qué este postor debe ser elegido sobre la base de sus calificaciones, historial pasado y realización exitosa de trabajos similares en el pasado.
- Calendario y puntos de referencia. Los elementos principales del trabajo se muestran aquí en una línea de tiempo. Si es necesario, se identifican puntos de referencia específicos para indicar el logro exitoso de los objetivos intermedios.
- Propuesta de costos, cronogramas de pago y asuntos legales. El postor concluye presentando el precio con tanto detalle como se requiere en la RFP. Siempre es aconsejable señalar específicamente cuándo el postor espera obtener pagos parciales a medida que avanza el trabajo. Si hay asuntos legales involucrados, se pueden colocar aquí. Si son largos, pueden merecer una sección propia.
PROPUESTAS EXITOSAS
Las propuestas exitosas son, sobre todo, lo que los clientes describen como 'receptivas', lo que significa que el licitador ha hecho su tarea, está completamente familiarizado con las necesidades y aspiraciones del cliente y ha respondido cuidadosamente a todos los aspectos de una RFP. La capacidad de respuesta es, en última instancia, mucho más importante, todo lo demás igual, que el atractivo visual de la presentación o incluso la fluidez de su escritura. Una propuesta hermosa y bien redactada que pasa por alto o ignora elementos clave del proyecto del cliente, perderá frente a una propuesta aburrida que, por lo demás, responde. Escribiendo en el Los Angeles Business Journal , Sharon Berman señaló que 'Hacer los deberes y hacer los preparativos necesarios puede marcar la diferencia. Esto es especialmente importante a la luz del enorme tiempo y esfuerzo necesarios para elaborar una propuesta profesional ”. Reunirse con los tomadores de decisiones clave con anticipación y hacer preguntas de sondeo para determinar exactamente lo que están buscando es una preparación mínima. No hace falta decir que un precio competitivo es invariablemente el determinante final entre competidores iguales.
BIBLIOGRAFÍA
Berman, Sharon. 'Cómo elaborar propuestas comerciales que influyan en los clientes'. Los Angeles Business Journal . 3 de enero de 2000.
Gilliam, Stacy. 'Encienda su propuesta'. Empresa negra . Junio de 2005.
Santo, Tom. Propuestas comerciales persuasivas . AMACOM, 1 de diciembre de 2003.
