La contratación de contratistas o proveedores externos para realizar proyectos y tareas que no pertenecen a su competencia principal tiene mucho sentido para muchos propietarios de empresas. Tal vez necesite ayuda con el diseño gráfico, la codificación de sitios web o la publicidad de pago por clic, pero no tiene ni idea de por dónde empezar. Se necesitaría un tiempo y recursos valiosos para hacerlo internamente, lo que significa que un contratista externo podría ponerlo en funcionamiento mucho más rápido y con mejores resultados.
Es decir, si los integra correctamente.
Al igual que con un empleado nuevo, el tiempo es fundamental. Tener un plan de incorporación claro listo antes de contratar a un nuevo contratista o proveedor puede significar la diferencia entre un proyecto exitoso y uno fallido. Entonces, aquí están mis consejos sobre cómo lograr que los contratistas externos se incorporen de la manera correcta en la mitad del tiempo.
1. Establezca una descripción clara por escrito de la tarea o proyecto.
Esto podría variar según el proyecto y la industria, pero si se trata de publicidad de pago por clic, puede usar una RFP (solicitud de propuesta) para establecer los objetivos, el presupuesto y los criterios de éxito del proyecto. Si se trata de un diseño gráfico, puede optar por un formato de tipo de descripción de trabajo más tradicional que establezca las habilidades y lo que se espera de alguien en ese puesto. La clave aquí es hacerlo antes de comenzar la búsqueda de proveedores.
2. Diseñe un cronograma de incorporación.
Si sigue la ruta de la RFP para el paso 1, esto ya debería estar diseñado y listo para funcionar. Esto implicaría un cronograma semanal para el proyecto o la tarea en cuestión, con objetivos claros identificados a lo largo del camino. Antes de contratar a un nuevo contratista, revise el cronograma con él y asegúrese de que pueda comprometerse con las fechas establecidas. Dependiendo de su carga de clientes, es posible que tengan que ajustar su horario para adaptarse o pueden no poder cumplir con sus objetivos durante el período de aceleración. La clave es comunicarse y tener claras las expectativas.
3. Cree una plataforma de empresa con toda la información que necesitan para comenzar a trabajar rápidamente.
En términos generales, una de las partes más laboriosas de la incorporación de un nuevo contratista o proveedor es ponerlos al día sobre la misión de la empresa, los sistemas y herramientas existentes, los mercados clave, los clientes, la cultura de la empresa, los competidores, etc. Vía rápida este proceso mediante la creación de una plataforma de incorporación de la empresa que incluye toda la información pertinente sobre su negocio y sus clientes. Luego, puede compartir este mazo el primer día y permitirles que se eduquen a sí mismos y a los demás que trabajan en su equipo en la mitad del tiempo. Nuestra plataforma Maui Mastermind incluye cosas como correos electrónicos de marketing, guiones de llamadas y datos demográficos de destino. Es importante tener en cuenta que esta plataforma es un documento dinámico. A medida que incorporamos nuevos proveedores y tienen preguntas que no se tratan en la plataforma, las actualizamos en consecuencia.
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4. Agréguelos a sus herramientas de gestión de proyectos y reuniones relevantes desde el primer día.
Otro consejo para ponerlos en funcionamiento rápidamente es asegurarse de agregarlos a sus herramientas de administración de proyectos y horarios de reuniones el primer día. Mi equipo invitará a un nuevo proveedor a nuestra herramienta de gestión de proyectos y lo incluirá en un proyecto que tenga todos los objetivos y cronogramas (como se discutió anteriormente en el paso dos) establecidos para ellos. De esa forma pueden ponerse a trabajar casi de inmediato.
Incorporar a un contratista de manera rápida y eficiente puede ayudar a que su negocio escale y alcance sus objetivos más rápido. Cuanto más haya hecho con anticipación, más fácil será el proceso.
