El ganador en toda competencia empresarial es siempre quien se comunica con mayor claridad. Ya sea que esté tratando con empleados, jefes, colegas o clientes, su capacidad para obtener lo que desea depende de lo bien que hable y escriba.
Con eso en mente, aquí hay cinco reglas básicas que se aplican a las comunicaciones uno a uno, uno a muchos y muchos a muchos por igual:
1. Siempre sepa el 'por qué'.
Siempre que te comunicas en el trabajo, estás perdiendo tiempo y energía si no sabes la razón por la que se está comunicando.
Antes de iniciar cualquier comunicación, pregúntese: '¿Qué estoy tratando de lograr?' Incluso la charla debe tener un propósito, incluso si es solo para construir camaradería.
Si alguien más está iniciando la conversación, pregúntese: '¿Por qué tiene lugar esta conversación?' Si la respuesta no es obvia, guíe el diálogo hacia el 'por qué'.
Comprender y enfocarse en el 'por qué' le permite evitar problemas secundarios y trincheras que, de otro modo, podrían oscurecer la situación.
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2. Comunicar emociones en persona.
Cualquier comunicación que tenga un alto contenido emocional debe entregarse en persona (si es posible y práctico) o por teléfono y teleconferencia (si no es así).
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Por ejemplo, si tiene buenas noticias que entusiasmarán a todos, será más eficaz y generará más energía positiva si las presenta en persona.
Una reunión de grupo para anunciar una gran ganancia en ventas, por ejemplo, es como una celebración instantánea. Por el contrario, un correo electrónico que anuncia la misma victoria parece una ocurrencia tardía.
Del mismo modo, si tiene malas noticias o críticas, se recibirán mejor y será más probable que sean útiles si se transmiten en persona. Si usa el correo electrónico, parecerá que no le importa o que es un cobarde.
3. Comunique los hechos por correo electrónico.
Cualquier comunicación que sea principalmente fáctica debe comunicarse por escrito por dos razones importantes:
Las personas solo retienen un pequeño porcentaje de hechos cuando se comunican verbalmente. Por lo tanto, tener un registro escrito de esos hechos ayuda a garantizar que no se pierdan cuando sea el momento de tomar decisiones.
Como señalé en 'Por qué nunca debería tener reuniones de actualización', comunicar los hechos verbalmente a grupos grandes es extremadamente ineficaz. Es mucho mejor usar el correo electrónico para que todos estén al tanto y luego tener una discusión sobre lo que aún debe lograrse.
4. Escuche más de lo que habla.
Por lo general, esta regla se aplica a las conversaciones en persona, pero también se aplica a los correos electrónicos de ida y vuelta y a las publicaciones en las redes sociales. Quizás 'es mejor recibir que dar' sería una mejor manera de decirlo.
En cualquier caso, casi siempre es una mala idea tratar de dominar cualquier conversación o comunicación, porque si estás hablando en voz alta (o enviando correos electrónicos), no estás aprendiendo nada.
Además, cuando estás concentrado en tu salida, estás comunicando todo sobre ti. Como explico en 'Cómo tener una conversación significativa', en situaciones de negocios, la comunicación nunca se trata de usted. Siempre se trata de la otra persona.
5. Simplifique sus mensajes.
Todo el mundo en el mundo empresarial actual sufre de una sobrecarga de información masiva, lo que crea confusión y estrés aparentemente interminables.
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Si desea eliminar el ruido, debe hacer que su mensaje sea lo más simple y fácil de digerir como sea posible. Mis publicaciones '5 aplicaciones gratuitas que te hacen parecer inteligente' y '8 hábitos de conversación que matan la credibilidad' explican cómo perfeccionar mejor tus mensajes.
