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El término 'viáticos' significa 'diario'. En un entorno empresarial, el término ha llegado a significar las tarifas diarias que los empleados utilizan para los gastos incurridos mientras viajan por actividades relacionadas con la empresa. Es probable que estas tarifas difieran según si el empleado viaja en su área de residencia, fuera de casa o internacionalmente. La asignación diaria es la cantidad que se le da a un viajero para cubrir gastos como alojamiento, comidas y entretenimiento en relación con el desempeño de las funciones de servicio para una empresa.
Por lo general, el departamento de recursos humanos de una organización establecerá tarifas de viáticos para el reembolso de los gastos de viaje de los empleados, así como políticas para enviar formularios de gastos de viaje y para documentar todos los gastos aprobados. Las cantidades de viáticos normalmente se establecen por adelantado. Por lo general, los empleados pueden reclamar los gastos reales incurridos o utilizar las tarifas diarias establecidas o combinar estos métodos. Por ejemplo, el empleado puede reclamar una cantidad de viáticos para comidas y reclamar los costos reales de alojamiento, siempre que los gastos de alojamiento no excedan la asignación de viáticos para alojamiento.
AJUSTE DE TARIFAS DIEM
Las tarifas de viáticos se establecen para una serie de áreas, incluidos viajes aéreos nacionales, viajes aéreos internacionales, alojamiento, alquiler de automóviles, camionetas y camiones, otro transporte, comidas y entretenimiento, uso del teléfono, gastos varios reembolsables y no reembolsables y viajes. seguro. Las empresas también pueden especificar las agencias y programas de viajes preferidos y establecer políticas para el pago de los gastos de viaje y las tarifas diarias.
Las empresas que no establecen sus propias tarifas pueden utilizar cantidades de viáticos según las normas de viaje federales de EE. UU. Las cantidades de viáticos varían según la ciudad. Las tarifas de comida diaria de EE. UU. Se establecen cada enero. Las tarifas diarias de comida extranjera se emiten mensualmente. Las organizaciones normalmente prorratearán las dietas por menos de un día completo de viaje. Las regulaciones del IRS y los requisitos de informes que rigen las dietas varían. Para los empleados, si los viáticos solicitados exceden la tarifa federal para el lugar y la duración del viaje dados, el monto excedente se considera ingreso declarable y se agrega al formulario W-2 del empleado. En el caso de los contratistas independientes, los pagos diarios realizados a dichas personas son ingresos declarables y se informarán en el Formulario 1099M.
Es importante que una empresa establezca cantidades claras de viáticos y políticas de viaje antes de que los empleados sean contratados y comiencen a viajar para la empresa. Por ejemplo, una empresa debe decidir si reembolsará las llamadas telefónicas personales de los empleados mientras viajan, si reembolsará a los empleados por usar teléfonos aéreos, etc. Otras decisiones incluyen tarifas por conversión de moneda para viajes internacionales, transporte terrestre (taxi, autobús, metro, etc.). etc.), tarifas del club de salud del hotel, lavandería / tintorería / planchado de trajes, entrega / franqueo nocturno, estacionamiento y peajes, propinas y tarifas de visa / pasaporte / consulado.
Como beneficio para los empleados, algunas empresas consideran pagar por servicios adicionales para recompensar, motivar o retener a los empleados en mercados laborales ajustados. Algunos elementos de viáticos a considerar pueden incluir: cuotas de membresía de aerolínea, cuotas anuales para tarjetas de crédito personales, peluquerías, ropa o artículos de tocador, cuotas de club de campo, gastos relacionados con vacaciones o días personales tomados antes, durante o después de un viaje de negocios. tarifas de golf, equipaje y maletines, revistas, libros, periódicos, material de lectura personal, refrigerios alcohólicos en el minibar, películas (incluidas películas en el vuelo y en el hotel), mantenimiento / puesta a punto de rutina del automóvil personal, alojamiento de mascotas, alquiler actualizaciones de automóviles, saunas, masajes, lustrabotas o tarifas de cheques de viajero de EE. UU.
EJEMPLOS PER DIEM
El Comité de Per Diem, Travel and Transportation Allowance existe para garantizar que se emitan regulaciones uniformes de viaje y transporte para los miembros de las siete ramas del ejército de los EE. UU. (Ejército, Armada, Fuerza Aérea, Cuerpo de Marines, Guardia Costera, Administración Nacional Oceánica y Atmosférica, y Servicio de Salud Pública). El objetivo de este reglamento es el reembolso justo y equitativo de los miembros uniformados y el personal civil.
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El gobierno de los EE. UU., A través del Departamento de Estado de los EE. UU., Proporciona cantidades de dietas para viajar en áreas extranjeras en lugar del reembolso de los gastos de subsistencia reales. Los subsidios se proporcionan a los empleados y dependientes elegibles para los gastos diarios mientras se encuentran en un estado de viaje temporal en las localidades enumeradas en asuntos oficiales fuera de un puesto o asignación oficial. Las tarifas establecidas son montos máximos. Según las regulaciones de viaje implementadas por la Administración de Servicios Generales y las agencias federales individuales, los funcionarios autorizados deben reducir las tarifas máximas según sea necesario para mantener un nivel de pago consistente con los gastos de viaje necesarios. Se establecen montos separados para hospedaje y comidas más gastos de viaje incidentales. La cantidad máxima de alojamiento está destinada a cubrir sustancialmente el costo de alojamiento en instalaciones adecuadas, adecuadas y de precio moderado. La porción de comidas y gastos incidentales está destinada a cubrir sustancialmente el costo de las comidas y los gastos de viaje incidentales, como lavandería y limpieza en seco.
BIBLIOGRAFÍA
'¿Actualización final?' Carta del Gerente de Nómina. 7 Mayo de 2006.
Luecke, Randall y col. Alabama. '¿Su empresa debería utilizar viáticos de viaje?' Diario de compensación y beneficios . Marzo-abril de 1998.
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Weaver, Peter. 'Menú del IRS para gastos diarios de comidas'. Negocio de la nación . Mayo de 1999.
